Basis op orde

Na de eerdere HKZ-keurmerken is Livio eind 2020 voor de eerste keer ISO 9001:2015 gecertificeerd. Deze certificatie houdt in dat ons kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van dit kwaliteitskeurmerk. Omdat we continu onze processen verbeteren en onze risico’s proberen te verkleinen werken we aan kwaliteitsverbetering en houden we ons kwaliteitsmanagementsysteem op peil.   

In november 2021 vond voor de tweede maal de externe audit door ‘Dekra certification’ plaats, op basis van de norm NEN-EN-ISO 9001:2015.  In 3,5 dag werden documenten beoordeeld en vonden gesprekken plaats met medewerkers uit alle geledingen van de organisatie.  Er zijn mooie voorbeelden langsgekomen over hoe er binnen Livio invulling gegeven wordt aan de kwaliteit van zorg en hoe de inzet en passie van medewerkers hieraan bijdraagt, ondanks alle corona perikelen.    

Ook dit jaar hebben we ons ISO 9001:2015 certificaat weer behaald. Een resultaat waar iedereen met recht trots op mag zijn. Er is slechts één tekortkoming vastgesteld, waar vervolgens direct een verbeterplan voor is opgesteld richting 2022.    

ICT is een thema dat veelomvattend is en tegelijk een grote variëteit aan systemen en processen kent. Ook binnen Livio, met de vele locaties, zorgtyperingen en teams, is dit het geval. Om die reden stelt de afdeling ICT het doel om eenduidige, betrouwbare, efficiënte en kwalitatief goede ICT-dienstverlening na te streven.  We werken vanuit architectuur en datastromen.  

Dat betekende in eerste instantie vooral: ontzorgen van de zorgmedewerkers, vervolgens de zelfredzaamheid van medewerkers vergroten en procesgerichte services bij bieden. Achter de schermen betekent dit veel keuzes maken en de totale infrastructuur en applicatielandschap op orde brengen.  Daaraan is in 2021 op alle fronten hard gewerkt.  Zo zijn alle laptops vernieuwd en is device-beleid opgesteld, het Teams-centered werken en communiceren is voorbereid en deels ingericht, de digitale serviceverlening ingeregeld.

Projectenportfolio

De RVE Zorg Thuis omvatte tot 2021 negen woonzorgcentra én de gehele divisie van wijkverpleging. Gezien de landelijke ontwikkelingen op het gebied van de wijkverpleging en de diversiteit en complexiteit in de woonzorgcentra, met gemêleerde doelgroepen, vroeg dit navenant gerichte focus en aandacht voor elk van deze brede gebieden.  

Om dit ook te kunnen garanderen is in 2021 De RVE Zorg Thuis gesplitst in een RVE wijkverpleging en een RVE woonzorgcentra, elk onder leiding van een manager. Op deze manier krijgen kwaliteit, medewerkers en bedrijfsvoering de gerichte aandacht die elk van de RVE’s nodig heeft richting toekomst. Bij de woonzorgcentra zal dit vooral de toekomstbestendigheid van de huidige locaties betreffen en bij de wijkverpleging zal het de (regionale) implementatie zijn van de Leidraad Wijkverpleging, het op orde brengen van alle processen die horen bij zorg thuis én het volgen van nieuwe financieringsmogelijkheden (landelijk). Maar bovenal de kern van het vak wijkverpleging tot volle wasdom brengen, zodat medewerkers bekwaam en trots de cliënten zo lang mogelijk thuis kunnen laten wonen.  

Een belangrijk administratief proces binnen de zorg omvat de administratieve keten vanaf indiceren via plannen en registreren naar uiteindelijk factureren. In 2021 is een groot project gestart, genaamd ‘Op Orde’, om deze hele administratieve keten te optimaliseren binnen de RVE Zorg Thuis en daarna ook binnen de RVE woonzorgcentra. Dit vanuit een leidend principe naar meer eenduidigheid in werkprocessen, meer duidelijkheid voor de medewerkers, zo min mogelijk correcties achteraf en een duidelijke afbakening van taken en verantwoordelijkheden tussen zorgmedewerkers, de cliëntenadministratie en de financiële administratie.

De eerste resultaten in 2021 voor de RVE Zorg Thuis tonen een duidelijke verbetering van een volledige en zorgvuldige registratie, een toegenomen bewustwording bij zorgteams van het financiële belang van zorgvuldige registratie, een flinke daling van de uitvalregels (met noodzaak tot handmatige correctie achteraf) en een heldere afspraak over eenduidig beleid: ‘zorgplan = planning = realisatie, tenzij’.

Het is een omvangrijk project dat bij medewerkers daadwerkelijk tot administratieve lastenverlichting leidt.

Dit project zal vervolgd worden in 2022 voor de woonzorgcentra, waarbij de insteek is om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de vastgestelde principes en processen die reeds ontwikkeld zijn voor Zorg Thuis.

Het financieel resultaat over 2021 bedraagt € 0,9 miljoen. Dit is 0,7% van de omzet ad € 129 miljoen en ligt daarmee lager ten opzichte van het resultaat over 2020. De toename van de ontvangsten uit hoofde van de kwaliteitsmiddelen hebben gezorgd voor een stijging van de opbrengsten. Onder andere door het vormen van de voorziening ‘vervroegd uittreden’ is het resultaat in 2021 lager uitgevallen. De extra kwaliteitsmiddelen zijn benut voor de inzet van extra personeel en de zorgbonus heeft Livio in december uitgekeerd aan de medewerkers. Deze bonus is een blijk van waardering voor de uitzonderlijke prestaties die zij gedurende het jaar hebben geleverd. 

Een deel van de in de jaarrekening opgenomen opbrengsten betreft vergoedingen in het kader van omzetderving en voor extra uitgaven door de corona-pandemie. In totaal heeft Livio recht op een vergoeding van circa € 4,0 miljoen, verdeeld over WLZ, ZvW en WMO. De coronaschade en de coronacompensatie zijn hiermee niet van invloed geweest op het door Livio behaalde resultaat in 2021. 

Wij zijn trots op het resultaat dat wij in 2021 samen met onze medewerkers hebben behaald. Vanwege de noodzakelijke renovatie en vernieuwbouw van enkele locaties is het belangrijk dat Livio financieel gezond is. De verbouwingen komen ten goede aan de verbetering van de kwaliteit van zorg en een verhoogd woon- en leefplezier van onze cliënten. Zo zijn de verbouwingen van onze locatie De Cromhoff en de woonzorgcentra al in volle gang. Als organisatie kunnen we na deze verbouwingen beter voldoen aan de stijgende vraag naar intensievere zorg in de regio. Om deze bouwprojecten te kunnen garanderen sturen wij op voldoende resultaat en vermogen. 

Binnen Livio bestaat een veelheid aan processen, die ook vaak veel onderlinge verbanden hebben. In 2020 is gestart met het rangschikken van de hoofdprocessen in een procesplaat; een integrale procesplaat met het primair proces als basis, dat richtinggevend is voor alle daarvan afgeleide Livio processen. De procesplaat is in 2021 vastgesteld en vervolgens worden alle daarvan afgeleide processen in detail beschreven en uitgebeeld.  Deze uitwerking van de procesplaat heeft een grote verbinding met onze ICT infrastructuur, de financiële bedrijfsvoering en het kwaliteitsmanagementsysteem. Het denken en werken vanuit deze procesplaat zal binnen Livio een belangrijke bijdrage leveren bij het werken aan onze visie en strategie.

 

In 2021 heeft een aantal functionarissen van de ondersteunende diensten de Lean–cursus ‘green belt’ gevolgd en met een goed resultaat afgesloten. Het doel van de lean-methodiek is om werkprocessen efficiënter en effectiever te maken. Daarbij uitgaand van het hoofdprincipe om minder kosten te maken door minder te verspillen. Verspilling in geld, maar zeker in onnodige tijd. Vertaald naar de zorg betekent dit dat bestaande werkprocessen niet meer als vanzelfsprekend worden beschouwd, maar stap voor stap onder de loep worden genomen.  Door verbeteringen in kleine stapjes aan te brengen worden in de praktijk oplossingen gevonden voor (soms reeds lang bestaande) problemen of knelpunten.   
Alle deelnemers hebben hun lean-project met resultaten breed gepresenteerd.     

Een mooi voorbeeld uit 2021 waarbij de lean-methodiek is ingezet is het efficiënter inrichten van het proces rondom verpleegmaterialen. Door middel van de lean-methodiek is het proces van het pakken en bestellen van verpleegmaterialen vereenvoudigd. Met behulp van Kanban-kaarten en diverse visuele hulpmiddelen is het proces ondersteunend ingericht, hierdoor is er altijd voldoende voorraad (niet te veel, niet te weinig) en het bestellen van producten is hierdoor simpel ingeregeld. Dit bespaart tijd, in het zoeken, tellen en bestellen van de producten.

Op 12 juli 2021 is het vernieuwde website van Livio live gegaan. Geheel in lijn met Zelf&Zorg ligt de focus op wat er vooral wél kan wanneer je zorg nodig hebt. Het uitgangspunt van de website is het bedienen van de behoeftes van de bezoeker. Ook hier moet men zoveel mogelijk zelf kunnen, maar als het echt nodig is ook gemakkelijk contact kunnen opnemen. Daarin voorziet het nieuwe livio.nl door duidelijke content in logische volgorde en begrijpbare taal. Maar ook in de aansprekende fotografie en de wens om van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld door het stappenplan voor het verkrijgen van een indicatie.  

Onder de motorkap van de website zijn we nu ook veel beter in staat om te achterhalen wat wel werkt in de bediening van onze doelgroep, maar bijvoorbeeld ook wat niet werkt. Op deze manier optimaliseren we continu. Bijvoorbeeld in de vindbaarheid via Google, maar ook in content en klikpaden. Er staat een fantastische basis waar we de komende jaren op voort kunnen borduren en zo een grote digitale speler in de zorgmarkt te worden!  

Klik hier om de website van Livio te bekijken.