Basis op orde

In 2022 heeft Livio verder gewerkt aan het borgen van diverse interne randvoorwaarden op het gebied van (zorg)kwaliteit, ICT, HR, Finance en Risicomanagement.

 

Samen de ‘basis op orde’ brengen, maar ook samen continu leren en verbeteren. Daardoor blijft Livio als bedrijf gezond en blijft de hoge kwaliteit van zorg, waar Livio voor staat, gegarandeerd. Lees hieronder meer over de thema’s die in 2022 bij Livio ‘op orde’ zijn gebracht.

Nieuw Elektronisch Cliënten Dossier (ECD) 

De zorg ontwikkelt zich steeds verder op digitaal gebied. Ook bij Livio is dat het geval. Met deze digitale ontwikkeling komen er steeds meer systemen bij waarin processen en werkzaamheden worden vastgelegd. Om de zorgteams goed te ondersteunen in hun dagelijks werk is het erg belangrijk dat al deze systemen op de juiste manier worden ingezet. Zo werken we bij Livio nog slimmer en efficiënter.  

Programma Digitaal Werken in de Zorg
Daarom zijn we in 2022 gestart met het programma “Digitaal Werken in de Zorg”. Het programma bestaat uit een groot aantal projecten die als doel hebben Mens, Proces en Systeem optimaal met elkaar te verbinden.  

Evaluatie huidige cliëntendossier
De eerste stap was het onder de loep nemen van het huidige Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Deze evaluatie toonde aan dat het ECD dat momenteel door Livio wordt gebruikt de zorgmedewerkers niet voldoende ondersteunt in de dagelijkse werkzaamheden.

Vervolgens is het programma “Digitaal Werken in de Zorg” opgestart, waarbij we ons in 2022 hebben gefocust op een goede voorbereiding van het volledige programma én ons hebben verdiept in een nieuw Elektronisch Cliëntendossier (ECD).  

Nieuw ECD: ONS zorgdossier
In november 2022 is gekozen voor de implementatie van een nieuw ECD; ONS zorgdossier. De implementatie van dit nieuwe elektronische cliëntendossier zal in 2023 plaatsvinden. Meer dan voorheen worden collega’s in de zorg en vanuit alle ondersteunende diensten betrokken om deze, en alle andere digitale opgaven, met vereende krachten tot een succes te brengen. 

Certificering op orde

Externe audit ISO 9001:2015
In november 2022 vond de externe audit door Dekra certification plaats, op basis van de norm NEN-EN-ISO 9001:2015. Deze certificatie houdt in dat ons kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van dit kwaliteitskeurmerk. In 3,5 dag vonden gesprekken plaats met medewerkers uit alle geledingen van de organisatie en werden documenten beoordeeld. Er werd geconstateerd dat verbeterpunten uit de vorige audit waren opgepakt. Mooie voorbeelden kwamen langs over hoe medewerkers invulling geven aan de kwaliteit van de zorg. 
Ook dit jaar hebben we ons ISO 9001:2015 certificaat weer behaald. Een resultaat waar iedereen met recht trots op mag zijn. Er is één tekortkoming vastgesteld, waar vervolgens een verbeterplan voor is opgesteld.      

 Audits en kwaliteitsmonitor
Om het continu leren en verbeteren te ondersteunen wordt er gebruik gemaakt van het instrument interne audits. De audit basisveiligheid en kwaliteit is uitgevoerd binnen de RVE woonzorgcentra en de RVE zorg & verblijf, waarbij gekeken is naar persoonsgerichte zorg, methodisch werken en deskundige zorgverlener, sturen op kwaliteit en veiligheid, medicatieveiligheid en hygiëne. In 2023 wordt deze audit uitgevoerd in de wijkverpleging. Tevens is de audit Wet Zorg en Dwang uitgevoerd.  

De resultaten van de audits worden besproken in het team middels de kwaliteitsmonitor. In de kwaliteitsmonitor staan de resultaten van de audit en wordt er invulling en prioritering gegeven aan de verbeterafspraken. 

Welzijn op orde

Pilot welzijn als onderdeel van zorg
In 2022 is er op Livio locatie de Broekheurnerstede gestart met de pilot Welzijn. Deze pilot heeft als doel om zorg en welzijn dichter bij elkaar te brengen. Dit wordt vormgegeven door de welzijnsmedewerkers onderdeel te laten zijn van het zorgteam. Zorg en welzijn kijken samen naar de welzijnsdoelen van bewoners en door het verbeteren van de samenwerking proberen we nog beter aansluiting te vinden in de persoonlijke wensen en behoeften. In april 2023 zal de evaluatie plaatsvinden.  

Dagbesteding 
Om nog beter invulling te geven aan dagbesteding (Wmo) van Livio is er in 2022 een herverdeling gemaakt voor de dagbestedingslocaties in Enschede. In Enschede zijn de twee locaties waar dagbesteding wordt geboden samengevoegd en verhuisd naar Livio locatie De Broekheurnerborch. Er is voor deze locatie gekozen, omdat dagbesteding beter tot zijn recht komt op een plek waar mensen wonen die hier gebruik van willen en kunnen maken.
In Haaksbergen blijft de dagbesteding in `t Kriegershuuske in Livio locatie Het Saalmerink.

Algemene voorziening
Livio heeft in diverse wijken in de Gemeente Enschede een aantal ‘huiskamers’.​ In deze huiskamers van de wijk kunnen mensen terecht die behoefte hebben aan meer dagstructuur en gelijktijdig andere wijkbewoners kunnen ontmoeten. Deze huiskamers zijn wekelijks geopend.

Livio vindt het belangrijk dat meer wijkbewoners van deze voorzieningen gebruik kunnen maken. Op dit moment zijn we open op de locaties De Broekheunerborch, Hortensia, Boekelo, De Hatteler en Twekkelerveld. Vanaf juli gaat we ook van start op de Bleekhof in Enschede. 

(Ont)Regel de zorg

Verminderen administratieve regeldruk in de wijk
In 2022 is er hard gewerkt om de administratieve last voor zorgmedewerkers in de wijk te verminderen. Dit hebben we gedaan door de registratie van niet-planbare zorg anders in te richten.

Het registreren van niet-planbare zorg was een taak die door medewerkers achteraf altijd nog apart moest worden uitgevoerd. Een erg arbeidsintensief proces waarbij het risico dat cliënten niet werden geregistreerd aanzienlijk was. Dit moest anders.  

Om de administratieve regeldruk voor medewerkers te verlagen is er een nieuwe manier van werken geïntroduceerd. In deze werkwijze wordt niet-planbare zorg niet meer apart geregistreerd. Een enorme meerwaarde voor medewerkers. Zij kunnen meer tijd besteden aan zorg. Daarnaast zorgt deze werkwijze ervoor dat we als organisatie meer in control zijn.

Financiën op orde

2022 was voor Livio een financieel moeizaam jaar. Het financiële resultaat over 2022 bedraagt een verlies van € 3,4 miljoen en ligt daarmee fors lager ten opzichte van het resultaat over 2021. De oorzaak van het financiële tekort heeft meerdere redenen. Niet alleen de coronacrisis heeft zijn tol geëist. Landelijk staan de Wlz-tarieven onder druk en zijn de hoge energieprijzen en hogere loonkosten door personeelstekorten en ziekteverzuim voelbaar. Dit alles zien zorginstellingen, waaronder ook Livio, terug in de bedrijfsvoering. Vanzelfsprekend heeft dit een forse impact op het resultaat over 2022. Eind 2022 is daarom al gestart met het verbeteren van de bedrijfsvoering en daarmee het structureel verbeteren van de financiële resultaten. In 2023 krijgt dit een vervolg om als organisatie ook in te kunnen spelen op de veranderende ouderenzorg: een stijgende vraag naar intensievere zorg met tegelijkertijd een afnemend aantal beschikbare zorgprofessionals. Hiervoor zijn er renovaties en nieuwbouw van bepaalde locaties noodzakelijk. De benodigde verbouwingen komen daarnaast ten goede aan de verbetering van de kwaliteit van zorg en zorgen voor een verhoogd woon- en leefplezier van onze cliënten. Om deze bouwprojecten te kunnen garanderen stuurt Livio in 2023 op voldoende resultaat en vermogen.

Maak kennis met LISA

Om de bereikbaarheid en servicegerichtheid van de ondersteunende diensten richting de zorgmedewerkers te verbeteren is er gewerkt aan een nieuw digitaal serviceportaal. Doel van dit portaal is om de dienstverlening van de ondersteunde diensten, met name ICT, P&O en Facilitair Bedrijf, te verbeteren door de digitale aanvraagprocedure en het indienen van vragen/problemen te standaardiseren.

Door de betrokken afdelingen is een projectgroep gevormd en is er binnen vijf maanden een nieuw serviceportaal geïmplementeerd: LISA, ook wel Livio Service Assistent. Met de komst van LISA bij Livio is er één klantportaal beschikbaar voor alle vraagstukken voor ICT, P&O en Facilitair bedrijf. Dit draagt bij aan:

  • Een hogere medewerkerstevredenheid door het verbeteren van (bereikbaarheid van) dienstverlening voor medewerkers.
  • Het op orde brengen van processen waardoor we beter in staat zijn om te sturen op kwaliteit.

LISA

 
Beter anticiperen op toekomstig onderhoud

Om nog beter te kunnen anticiperen op toekomstig onderhoud is er in 2022 een nieuw systeem voor meerjaren onderhoudsprognoses ingericht en in gebruik genomen: WISH. Dit systeem geeft Livio meer inzicht in het te verwachten onderhoud voor de komende jaren.

De in 2022 nieuw geïntroduceerde Livio Service Assistent, LISA, ondersteunt dit systeem, waardoor het ook mogelijk is om gepland onderhoud direct te koppelen aan werkorders. Dit helpt niet alleen in de praktische verdeling van werkzaamheden, maar zorgt er tevens voor dat we als organisatie nog meer in control zijn doordat we beter inzicht hebben in repeterende keuringen van bijvoorbeeld elektrische installaties.

Het programma genereert eveneens de Erkende Maatregelenlijst Energiebesparing (EML) die van toepassing is voor het Livio vastgoed. Dit sluit perfect aan bij Milieuplatform Zorg waar Livio bij is aangesloten (zie onder Duurzaam Livio). 

Na de ingebruikname van WISH in juli 2022 is er continu gewerkt aan optimalisatie van het systeem. Dit in nauwe samenwerking met de gebruikers om zo samen te zorgen voor een zo volledig overzicht van (repeterend) onderhoud bij Livio.

Nieuw documentbeheersysteem Zenya

In 2022 heeft Livio een nieuw documentbeheersysteem Zenya geïmplementeerd. In het documentbeheersysteem zijn alle vastgestelde beleidsdocumenten, procedures en werkinstructies te vinden. Het documentbeheersysteem is onderdeel van het kwaliteitsmanagementsysteem van Livio.  Het oude beheersysteem voldeed onvoldoende aan de eisen en wensen, waardoor informatie niet altijd goed terug te vinden was en het arbeidsintensief was om de informatie up-to-date te houden.  

Met de invoering van Zenya is een grote verbetering doorgevoerd in het beschikbaar stellen van de juiste informatie aan onze medewerkers. Ook is het nu makkelijker om alle documenten te beheren.  De volgende stap is om de inhoud van de documenten verder te optimaliseren.   

Financiële stuurinformatie op orde

Het jaar 2022 heeft voor FC&R in het teken gestaan van het verder ontwikkelen van ‘De Basis op Orde’. Een onderdeel daarvan is het afronden van de implementatie van het pakket Visma Finance, waarin onze financiële administratie is verwerkt, geweest. Daarna is men gestart met de verdere ontwikkeling binnen Visma waarmee, door het aanpassen van onze processen aan de werkwijze van Visma, naar verwachting een efficiencyslag behaald kan worden.  

Ook is in 2022 hard gewerkt aan de ontwikkeling van het datawarehouse. We ontwikkelen een dashboard (overzicht) dat ervoor moet zorgen dat (financiële) rapportages makkelijker en eenduidiger beschikbaar zijn voor FC&R en ook zeker voor het management en de leidinggevenden zorg. De eerste uitrol zal in het eerste kwartaal van 2023 plaatsvinden. Het ontsluiten van de (financiële) rapportages gaan ons helpen bij het sturen op de te behalen doelstellingen uit ons jaarplan. In 2023 gaan we hiermee live en dit zal  de komende periode blijvend worden ontwikkeld. 

Één verpleegoproepsysteem (VOS)

Livio is in 2022 gestart met het implementeren van nieuwe verpleegoproepsystemen: dit is het systeem waarmee zowel cliënt als medewerker kan alarmeren. Op deze manier kunnen we de veiligheid van onze cliënten en medewerkers beter borgen.

In dit nieuwe systeem bieden we nu ook de mogelijkheid tot het toepassen van slimme sensoren waarmee gedetecteerd kan worden of een cliënt bijvoorbeeld uit bed is, onrustig in bed is, gevallen is of bijvoorbeeld de kamer verlaat. Hiermee kan per cliënt maatwerk worden toegepast door alleen de functies aan te zetten die voor die cliënt van toepassing zijn. Uiteraard gaat dit altijd in afstemming met de cliënt of naaste. Het voordeel hiervan is dat de zorgmedewerkers bijvoorbeeld ‘s nachts niet meer alle kamers standaard langs hoeven, maar zij van een afstand kunnen meekijken. Naast dat dit de werkdruk van de zorgmedewerkers verlaagd, biedt dit ook meer vrijheid en rust voor onze cliënten.

Inmiddels is het nieuwe systeem op drie verschillende locaties toegepast: de Meergaarden, de Cromhoff (Afdeling Revalidatie & Herstel) en de Broekheurnerstede. In 2023 wordt dit verder uitgebreid.

Doorontwikkeling inkoop

In 2021 is gestart met het verder professionaliseren van de inkoopfunctie. In 2022 heeft de uitvoering van het opgestelde inkoopmeerjarenplan een vervolg gekregen.  Er zijn veel resultaten bereikt. Hieronder staan de belangrijkste resultaten voor inkoop beschreven:   

Digitalisering inkoopproces 
Door de digitalisering van het inkoopproces (van order tot factuur) verloopt het proces o.a. efficiënter en georganiseerder, vindt er een geautomatiseerde factuurmatching plaats en beschikken we over goede managementinformatie. Ook is er meer grip op het proces waardoor we meer zicht hebben op eventuele risico’s en deze beter kunnen beheersen.   
Tot nu toe zijn er drie locaties, in totaal gekoppeld aan 16 leveranciers, overgezet naar digitaal inkopen.  Het streven is om in 2024 60% van alle orders via het systeem te laten verlopen.  

Aandacht voor duurzaamheid 
Het thema duurzaamheid is toegevoegd als onderdeel van het aanbestedingsbeleid wat mooi aansluit op de samenwerking met de Milieuthermometer Zorg.   

Inkoopstrategie per productgroep 
De drie niveaus van het inkoopproces zijn uitgewerkt zodat er per productgroep een inkoopstrategie beschikbaar is. Dit geeft Livio praktische handvatten om te komen tot een goede inkoop van producten- en diensten. Samen met een spend-analyse (inkoopscan) kunnen we hierdoor nog beter prioriteren en eventueel verbeteringen aanbrengen.   

Uitbreiding assortimentscommissie  
De bijzondere omstandigheden in 2022 hebben ertoe geleid dat de beschikbaarheid van medische hulpmiddelen regelmatig onder druk kwam te staan. De reeds bestaande risico-inventarisatie kritische leveranciers is daardoor continu getoetst.  
Om deze risico-inventarisatie kracht bij te zetten, is ervoor gekozen om de assortimentscommissie uit te breiden met een specialist ouderengeneeskunde en een verpleegkundig specialist. Op deze manier kunnen alternatieve medische hulpmiddelen nog beter worden beoordeeld. Dit zorgt ervoor dat we bij Livio altijd de juiste zorg met de juiste medische hulpmiddelen kunnen leveren.